1. Rekisterinpitäjä

L-Fashion Group Oy Y-tunnus: 0149158-5 PL 55, 15501 LAHTI puh. +358 (0)3 822 111 (vaihde)

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Jos asia koskee henkilötietojen käsittelyä tai EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksien käyttämistä Luhta aClass -kanta-asiakasohjelmassa, voit olla yhteydessä L-Fashion Group Oy:n tietosuojavastaavaan. Saat yhteyden tietosuojavastaavaan sähköpostitse dataprotection@luhta.fi.

Jos asia koskee muuten Luhta aClass -kanta-asiakasohjelmaa, voit olla yhteydessä Luhta aClass kanta-asiakasohjelman asiakaspalveluun: asiakaspalvelu.aclass@luhta.fi

3. Rekisterin nimi

Luhta aClass kanta-asiakasohjelman asiakasrekisteri.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Asiakkaan hakemuksessa annettavat perustiedot:

• etunimi ja sukunimi

• syntymäaika

• lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka (rekisteriin ei kerätä mahdollisesti salattua osoite- tai muuta yhteystietoa, tiedonantaja vastaa tiedon vaatimuksenmukaisuudesta)

• sähköpostiosoite ja puhelinnumero

• sukupuoli

• luvat suoramarkkinointiin sekä muuhun markkinointiviestintään kuten markkinointikyselyihin

Asiakkuuden johdosta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

• tehdyt ostot ostopaikka-, loppusumma-, tuoteryhmä- ja tuotekohtaisesti

• asiakkaalle kertyneen aClass-rahan määrä

• asiakkaan aClass-rahan käyttämistä koskevat tiedot (aClass-rahan käyttömyymälä tai luhta.com -verkkokauppa, käyttösumma ja käytön ajankohta)

• asiakkuuden kehittämistä varten kerätyt tiedot

• mahdolliset tiedot asiakasta kiinnostavista rekisterinpitäjän ketjuista, palveluista ja tuotteista

• asiakkaan omasta aloitteesta annetut tiedot

Asiakkaan ilmoituksesta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

• suoramarkkinointikielto

• kielto lähettää markkinointikyselyjä

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Luhta aClass -kanta-asiakasohjelman asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Asiakaspalvelu:

Henkilötietoja käsitellään Luhta aClass-kanta-asiakasohjelmaan liittyneiden asiakkaiden asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon, kanta-asiakkaan aClass-rahatilin saldon laskemiseen sekä asiakaspalvelukokemuksen suunnitteluun ja parantamiseen Luhta-konsernissa. Rekisteriin voidaan kerätä myös palautetta kanta-asiakasohjelman kehittämiseksi.

Käsittelyperuste: asiakkaan suostumus, oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite

Markkinointi:

Henkilötietoja käsitellään lisäksi markkinointiin laissa säädetyissä rajoissa Luhta-konsernissa. Luhta aClass-rekisterin tietoja voidaan hyödyntää myös tarjousten, etujen, tilaisuuksien tai muiden markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen muun muassa kolmansien osapuolten kautta. Rekisteriin kerätään aClass-asiakkaiden ostokäyttäytymistietoja ostopaikka-, loppusumma-, tuoteryhmä-, ja tuotetasolla.

Käsittelyperuste: asiakkaan suostumus, oikeutettu etu, sopimuksen täytäntöönpano

Liiketoiminnan kehittäminen:

Henkilötietoja käsitellään lisäksi liiketoiminnan suunnitteluun ja parantamiseen.

Käsittelyperuste: asiakkaan suostumus, oikeutettu etu

Henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle perustuu asiakkaan suostumukseen ja henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on asiakkuuden edellytys Luhta aClass-kanta-asiakasohjelmassa. Mikäli asiakas ei toimita kaikkia kohdassa 4. mainittuja henkilötietoja rekisterinpitäjälle, asiakas ei välttämättä saa kaikkia Luhta aClass -kanta-asiakasetuja tai asiakas ei voi kuulua Luhta aClass-kanta-asiakasohjelmaan.

6. Mistä keräämme tietoja?

Asiakkaan perustiedot ja markkinointitiedot kerätään asiakkaan tekemästä kanta-asiakashakemuksesta. Asiakassuhteen aikana tietoja kerätään asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista, kun asiakas antaa tai kieltäytyy antamasta rekisterinpitäjälle suostumuksen markkinointiin, ostotapahtumatietoina kassajärjestelmistä asiakkaan käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita, tai asiakkaan joko itse päivittäessä omia tietojaan tai pyytäessään asiakaspalvelua päivittämään tietojaan Luhta aClass tai Luhta.com -verkkosivustoilla. Tietoja voidaan lisäksi kerätä muuten kanta-asiakasjärjestelmän sekä Luhta.com-verkkosivustolta. Asiakkaan julkisesti saatavilla olevia nimi- ja yhteystietoja voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä rekisterinpitäjän päivittäessä kanta-asiakasrekisteriä.

Keräämme tietoa myös evästeiden avulla markkinoinnin kohdentamista varten, mikäli asiakas on antanut tähän suostumuksensa.

7. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

Henkilötietoja käsittelevät L-Fashion Group Oy:n tai L-Fashion Group Oy:n yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus ja henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Rekisteristä voidaan luovuttaa tietoja viranomaisille lainsäädännön niin velvoittaessa. Asiakasrekisterin tietoja ei muuten luovuteta L-Fashion Group Oy:n ulkopuolelle muutoin kuin alla kuvatuissa tilanteissa tai lainsäädännön niin velvoittaessa.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille seuraavassa kuvatuissa tilanteissa:

Tietojen käsittelyn tekninen toteuttaminen:

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen perusteella tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille (kuten toimitus-, maksu- ja petoksenestopalveluiden tarjoajille, luottotietoyrityksille sekä analyysiympäristöjen, markkinointipalvelujen ja -kyselyjen tarjoajille). Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin.

Muu lainmukainen peruste:

Tietoja voidaan luovuttaa L-Fashion Group Oy:n ulkopuolelle, mikäli se on tarpeen lainsäädännön perusteella tai jos luovuttamiselle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten esimerkiksi asiakkaan suostumus markkinoinnin kohdentamiseen ulkopuolisten kumppanien avulla tai, jos se on välttämätöntä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

Ulkopuolisilla markkinointikumppaneilla tarkoitamme Luhdan ulkopuolisia tahoja kuten mainostajia, mainosteknologiantoimittajia, sosiaalisen median palvelun tarjoajia sekä mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia. Mikäli asiakas on antanut suostumuksen, nämä ns.kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä asiakkaan päälaitteelle asiakkaan vieraillessa palveluissamme esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle mahdollisimman relevanttia mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen käyttäjämääriä.

L-Fashion Group Oy:n keräämiä tietoja voidaan siirtää käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (katso kohta ”Tietojen käsittelyn tekninen toteuttaminen”). Mikäli tietoja siirretään, käytetään sovellettavan lainsäädännön vaatimia turvatoimenpiteitä. Tällaisesta tietojen siirrosta tehdään sopimuskumppanin kanssa sopimus noudattaen EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita, tai sopimuskumppanin edellytetään käyttävän EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita, vastaanottajamaassa on EU-komission päätöksen mukaan riittävä tietosuojan taso, tietoja käsittelevällä yrityksellä on yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules) tai siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilyttämisaika

Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppanien työntekijöillä on oikeus käyttää kanta-asiakasrekisteriä rekisterinpitäjän myöntämän käyttöoikeuden perusteella. Luhta aClass kanta-asiakasohjelman tietojärjestelmä on suojattu palomuurisuojauksin sekä muilla teknisillä turvatoimenpiteillä. Tietojärjestelmää pääsevät käsittelemään vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus ja henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Asiakkaan tiedot poistetaan ja kanta-asiakkuus päättyy kahden (2) vuoden päästä siitä, kun hän on viimeksi kirjautunut aClass-tililleen. Kanta-asiakkuuden päättyessä asiakkaan aClass -rahatili nollataan ja hänen tietonsa poistetaan kanta-asiakasrekisteristä. Päättymisestä informoidaan asiakasta etukäteen, mikäli asiakas on antanut ajantasaiset yhteystietonsa.

Säilytämme asiakkaiden tietoja kahdeksan (8) vuotta ostostapahtumasta, jotta voimme käsitellä niihin liittyviä mahdollisia reklamaatioita. Asiakkuuden päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan asiakasrekisteristä. Päättymisestä informoidaan asiakasta etukäteen, mikäli asiakas on antanut ajantasaiset yhteystietonsa.

Henkilötietoja ei säilytetä pääsääntöisesti manuaalisissa rekistereissä. Hakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

Rekisterinpitäjä arvioi tietosuojaan liittyviä riskejä säännöllisesti.

9. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on aClass kanta-asiakasohjelman rekisterissä. Asiakas voi tehdä tarkastuksen ensisijaisesti verkossa aClass-sivustolla. Mikäli asiakas ei voi tarkistaa tietojaan verkossa, hän voi tehdä pyynnön henkilötietojen tarkastamisesta. Pyyntö tulee toimittaa mihin tahansa myymäläämme tai asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen (asiakaspalvelu@luhta.com). Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan.

Asiakkaalla on lisäksi oikeus saada tietää, käsitteleekö L-Fashion Group Oy tämän henkilötietoja. Asiakas voi lähettää tiedustelypyynnön asiasta asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen (asiakaspalvelu@luhta.com) tai mihin tahansa myymäläämme. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan.

Asiakkaalla on oikeus saada kopio käsitellyistä tiedoista. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, jos tietoja ei käsitellä. Jos asiakas kieltää lähettämästä markkinointiviestintää, asiakkaalle voidaan silti lähettää tietoa koskien asiointeja ja asiakkuutta. Tietojen antaminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys.

10. Henkilötietojen oikaisu

Asiakkaalla on oikeus oikaista virheellinen tai puutteellinen henkilötieto.

Asiakas voi tehdä oikaisun ensisijaisesti verkossa täällä tai kirjautumalla Luhta.com-asiakastilille.

Mikäli asiakas ei voi oikaista tietojaan verkossa, hän voi tehdä asiasta oikaisupyynnöön asiskaspalvelun sähköpostiosoitteeseen (asiakaspalvelu@luhta.com) tai toimittaa pyynnön mihin tahansa myymäläämme. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan.

Rekisterinpitäjä voi myös oikaista tai täydentää oma-aloitteisesti rekisterissä olevan virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon.

11. Henkilötietojen poistaminen

Asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan asiakasta koskevat henkilötiedot edellyttäen, että jokin seuraavista perusteista täyttyy:

-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

-asiakas on peruuttanut suostumuksensa, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

-asiakas vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi profilointia;

(Tällöin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää asiakkaan edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.)

-asiakas vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten;

-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;

-henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai

-henkilötiedot on kerätty lapselta tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Asiakas voi tehdä poistopyynnöön asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen (asiakaspalvelu@luhta.com) tai missä tahansa myymäläämme. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan.

Jos asiakas ei ole tehnyt aClass-rahaa kerryttäviä ostoja eikä muuttanut tai pyytänyt asiakaspalvelua päivittämään asiakastietojaan neljään (4) vuoteen, kanta-asiakkuus päättyy. Kanta-asiakkuuden päättyessä asiakkaan aClass -rahatili nollataan ja hänen tietonsa poistetaan kanta-asiakasrekisteristä. Päättymisestä informoidaan asiakasta etukäteen.

12. Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, edellyttäen että jokin seuraavista perusteista täyttyy:

-asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;

-käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

-rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

-asiakas on vastustanut henkilökohtaisiin syihin vedoten henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen joko yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja rekisterinpitäjä odottaa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet asiakkaan perusteet.

Kun asiakkaan henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan säilyttämistä lukuun ottamatta käsitellä ainoastaan asiakkaan suostumuksella taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.

Asiakas voi tehdä pyynnön henkilötietojensa käsittelyn rajoittamisesta. Pyyntö tulee toimittaa asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen (asiakaspalvelu@luhta.com) tai mihin tahansa myymäläämme. Asiakkaan on ilmoitettava pyynnössä henkilöllisyytensä sekä osoitteensa.

13. Vastustamisoikeus

Asiakkaalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, edellyttäen että jokin seuraavista perusteista täyttyy:

-asiakkaalla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka on tarpeen joko yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi taikka perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi näihin perustuvaa profilointia; tai

(Tällöin rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää asiakkaan edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.)

-asiakkaalla on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, mukaan lukien profilointi, silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Asiakas voi tehdä vastustamisilmoituksen henkilötietojensa käsittelystä. Ilmoitus tulee toimittaa mihin tahansa myymäläämme tai asiakaspalvelumme sähköpostiosoitteeseen (asiakaspalvelu@luhta.com). Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan.

14. Tietojen siirtäminen

Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus siirtää rekisterinpitäjän hallussa olevat henkilötiedot asiakkaalle itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus koskee sellaisia henkilötietoja, jotka asiakas on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joita rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaan suostumuksen nojalla tai toteuttaakseen sopimuksen, jossa asiakas on osallinen. Oikeus koskee niitä tietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla.

15. Oikeus peruuttaa suostumus

Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen, kun hänen henkilötietojensa käsittely perustuu tähän suostumukseen. Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen esimerkiksi silloin, kun asiakas on antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin.

Asiakas voi peruuttaa antamansa suostumuksen olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme (asiakaspalvelu@luhta.com) tai peruuttamalla sähköisen suoramarkkinoinnin luvan Luhta.com-asiakastilillä tai aClass-sivustolla.

16. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista

Päätöksenteko on automaattista, kun

-on kyse pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvasta päätöksenteosta; ja

-tehtävillä päätöksillä on oikeusvaikutuksia tai tällaiset päätökset muuten vaikuttavat rekisteröityyn merkittävästi.

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti muun muassa henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin tai käyttäytymiseen liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia.

Profilointi

-on automaattista tai osittain automaattista;

-kohdistuu henkilötietoihin; ja

-arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Rekisterinpitäjä voi profiloida asiakkaitaan markkinoinnin kohdentamiseksi asiakkaan ostokäyttäytymisen ja mieltymysten perusteella. Rekisterinpitäjän arvion mukaan tällaisella profiloinnilla ei ole merkittäviä vaikutuksia profiloinnin kohteena olevalle asiakkaalle. Lisäksi rekisterinpitäjän profilointi perustuu aina asiakkaan suostumukseen ja asiakkaalla on oikeus vastustaa profilointia.

17. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli asiakas katsoo, että L-Fashion Group Oy ei käsittele tämän henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa on asiakkaan vakituinen kotipaikka tai työpaikka tai jossa asiakas katsoo säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700 Faksi: + 358 9 56 66735 Sähköposti: tietosuoja@om.fi